La description

L’usage du masculin dans cette offre a pour seul but d’alléger le texte. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler, sans distinction d’identité ou d’expression de genre. 

Vue d'ensemble 

L'assistant administratif joue un rôle de soutien essentiel au sein de l'organisation. Cette personne travaille en étroite collaboration avec la chef de bureau et assistante exécutive de la directrice générale pour garantir le bon fonctionnement des opérations administratives quotidiennes. Elle apporte un soutien administratif dans diverses fonctions et joue un rôle clé dans le maintien d'un environnement de travail efficace et accueillant. Ses principales responsabilités comprennent la supervision de la réception, l'aide à la saisie de données et au classement, la gestion des fournitures de bureau et le soutien aux réunions et événements internes. L'assistant administratif doit posséder de solides compétences en matière d'organisation et de communication, être capable de résoudre des problèmes, prêter attention aux détails, faire preuve d'initiative et être capable de gérer plusieurs tâches de manière professionnelle dans un environnement de travail dynamique. 

Responsabilités 

1. Soutien administratif, gestion des données et bureautique (60 %) 

• Fournir un soutien administratif général à la chef de bureau et assistante de direction, en participant à diverses tâches opérationnelles afin de maintenir la fonctionnalité et l'efficacité du lieu de travail. 

• Effectuer une saisie précise des données et tenir à jour les dossiers dans les systèmes de données de l'organisation, en procédant à des vérifications régulières pour garantir l'intégrité des données. 

• Générer des requêtes et produire des rapports standard à usage interne, afin de soutenir la gestion du bureau, la planification opérationnelle et les besoins en matière de prise de décision. 

• Préparer des documents, des présentations et du matériel pour des réunions, des ateliers et des événements internes. 

• Organiser et gérer les systèmes d'archivage centraux, en veillant à ce que les documents, les rapports et les autres dossiers soient exacts et à jour. 

• Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des politiques relatives à la saisie des données, aux procédures de bureau et aux pratiques administratives, en veillant à la cohérence et au respect des meilleures pratiques. 

• Coordonner la logistique, le matériel et les communications internes pour les événements d'équipe et les réunions du personnel. 

• Servir de point de contact pour la communication interne et externe. 

2. Coordination des opérations et des installations (20 %) 

• Aider la responsable du bureau à entretenir des relations avec les vendeurs, les entrepreneurs et les prestataires de services afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau. 

• Coordonner les demandes de maintenance mineure et les activités d'entretien des bâtiments, en assurant la liaison avec les prestataires de services externes si nécessaire. 

• Soutenir le comité de santé et de sécurité en effectuant des contrôles de sécurité, des inspections et en aidant à maintenir la conformité avec les règles de sécurité. 

• Contrôler la propreté et la fonctionnalité des espaces communs, en prenant des mesures proactives pour maintenir un environnement accueillant pour l'ensemble du personnel et des visiteurs. 

3. Soutien à la clientèle ou relations avec les clients (20 %) 

• Être le premier point de contact et la première présence accueillante à 35 Jackes (4 jours par semaine), en accueillant les visiteurs, les apprenants, les bénévoles et les invités, en s'assurant qu'ils se sentent bien accueillis et qu'ils soient dirigés vers l'endroit approprié. 

• Maintenir une zone de réception propre et organisée, en veillant à ce que le matériel d'exposition soit à jour et réapprovisionné. 

• Coordonner la réservation des salles de réunion et aider à l'organisation des réunions internes, le cas échéant. 

• Commander et contrôler les fournitures de bureau et de cuisine, en veillant à ce que l'inventaire soit maintenu pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. 

Compétences 

• Excellentes compétences organisationnelles avec un grand souci du détail et de la précision. 

• Forte orientation vers le service à la clientèle et capacité à interagir efficacement avec des personnes de tous niveaux. 

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint et CRM) et capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux systèmes logiciels. 

• Compétences en matière de collecte et de suivi d'informations pour assurer le suivi des données et la gestion efficace des dossiers. 

• Capacité d'adaptation et flexibilité dans un environnement de travail rapide avec des priorités changeantes. 

• Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe afin d'atteindre les objectifs de manière efficace. 

• Planification proactive et initiative concernant les besoins futurs, l'identification des défis potentiels et l'élaboration de solutions. 

Exigences 

• Une (1) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif ou de soutien de bureau. 

• Familiarité avec la gestion de bases de données et les fonctions de reporting standard. 

• Bilingue (français/anglais) de préférence. 

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent, ou certificat d'études postsecondaires reconnu, un atout. 

Attributs supplémentaires 

• Professionnel, accessible et proactif dans le maintien d'un environnement de travail positif. 

• Capacité à préserver la confidentialité et à traiter des informations sensibles avec discrétion. 

• Capable de gérer efficacement et calmement un large éventail de priorités concurrentes. 

Conditions de travail 

• Ce poste est basé au siège de l'organisation et nécessite une présence constante au poste de travail pendant les heures de bureau (4 jours par semaine). 

• Un soutien occasionnel peut être nécessaire pour des événements ou des conférences hors site. 

Ce poste exige un engagement envers un environnement de travail collaboratif et inclusif, contribuant à la mission de l'organisation qui consiste à fournir des programmes d'alphabétisation à travers diverses communautés. 

Accessibilité :

Nous accueillons les candidatures des personnes qui s'auto-identifient sur la base de l'un des motifs protégés en vertu du Code des droits de la personne. Nous nous engageons à intégrer et à maintenir l'indépendance des individus et à éliminer les obstacles à l'accessibilité en milieu de travail. Nous nous engageons à respecter pleinement le Code des droits de la personne, la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario, la Loi sur la santé et la sécurité au travail et toutes les autres lois applicables. Nous invitons les candidats à demander des mesures d’adaptation, au besoin, tout au long du processus de candidature et d'embauche. Les demandes d’accommodement peuvent être envoyées à [email protected]